こんにちは。ジンゴロ(@Jingolox)です！
今度、アメリカの関係会社と初めて電話会議をするのですが、いろいろ不安です。コツがあったら教えてください
上記のような質問に答えます。
僕は、数年前から、海外の拠点のメンバとオンラインでミーティングを行う機会がよくあります（主にヨーロッパの拠点とのやりとりが多いです）。
主に自分はファシリテータ（会議の進行役）になることが多いです。
良くも悪くも自分の仕切りスキルによって、その会議が良いものにも悪いものにもなるため、自分の役割と責任は大変大きいものと感じています。
会議のストレスは半端でなく、終わったあとはいつもヘトヘトで一気に力が抜ける感じです！
最近、自分なりに場慣れしてきたもあって、必要な作法もいろいろわかってきたと感じています。
今回のブログでは、海外メンバと英語のミーティングをするにあたって、コレは大事と思うことをミーティング初心者対象に備忘録的に書いておくことにしました。
少しでもこの経験がこのブログを読まれた方々にメリットがありましたら幸いでございます。
Contents
会議を成功させるコツ
会議を成功させるためにはいくつかポイントがありますが、最も大事なことはやっぱり準備かな
基本的には、会議の成功の9割は準備によるものだと思っています。
今回、準備を含めて、次の7つのフェーズに分けて、大事と思う点を記載してみました。
開催通知メールの送付
状況・会議の種類にもよりますが、緊急会議でもないならば、遅くとも３週間前には送りましょう。
たとえ、前回の会議の中で次回の開催予定日を告知していたとしてもです。なぜなら、開催通知がきてから準備を開始する人がほとんどだからです。
もし日程調整がすんでいないなら、それより1週間前、上記の場合は、会議の４週間前には日程調整メールを出すことが望ましいです。
海外では残業する文化がほぼありませんので、急な飛び込み仕事は大変嫌がられます
一方で、すぐにでも解決したい問題が発生した場合や、トラブル対応等の場合には上記の限りではありません。すぐに臨機応変に会議を設定するのが、逆に好まれる印象です。
また、アジェンダ（議題の一覧）は簡単なものでも必ず書いておきましょう。
開催時間は定例会議的なものなら1時間、ピンポイントで実施する場合でも1.5時間から2時間程度が良いと思います。それ以上はまず集中力が続きませんよね。
また、開催時間については、日本側の時間(日本標準時：JST)と相手側の時間(中央ヨーロッパ時間の場合はCET)両方を記載することを忘れないようにしましょう。
なお、あまりにも早く会議の開催通知を行なっている場合には、二週間前にリマインドのメールを出すのが良いと思います。
資料の準備と想定質問の洗い出し
提示すべき資料は、原則的に事前配布してください。
相手の理解が進み、質疑がスムーズかつ活発になります。
資料を準備するのは最低限ですが、大事なポイントは、その資料に対する想定質問に対する英語での回答をしっかり準備しておくことです。
基本的な英語表現、ボキャブラリの復習もしっかり行っておくべきです。日本人との会議ならば、アドリブで色々な質問ができるかもしれませんが、英語ではどうしても思ったことがすぐに出てこず、出席者からの質疑は思ったより盛り上がらないケースもあります。ファシリテータとして違いを見せられるこの部分がこの部分で、私は実はミーティング準備の最重要ポイントと私は考えています。
なかなか時間が取れないとは思いますが、英語の想定問答集の準備をしておくことは、極めてオススメです。
ミーテングの開始
いよいよミーティングのスタート。
最初の挨拶が終わったら、簡単な会話（スモールトーク）ができればベストです。
ちょっとした小ネタは事前に準備しておこう。
出席者の確認は人数にもよりますので、必要に応じて行いましょう。
まず、会議の冒頭で、打ち合わせの内容とゴールをしっかりと時間をとって共有しましょう。
これには実は二つの目的があります。
一つは、そのものですが、出席者と内容とゴールを共有することです。
実はもう一つの大事な目的があり、それは「この会議自体はしっかり検討されているものですよ」ということの印象付けることです。
お、こいつしっかり会議の流れを準備してるって思わせることが大事なのです。
資料の説明
資料は事前に配布しているならば、要点だけに絞って、簡潔に説明するべきです。
資料に書いてあることをそのまま読む文化は海外にはありません。
ここで、ちょっと差がつくテクニックを紹介します。
資料を説明するとき、事前に確認しておいた補足情報を盛り込んでみましょう。
それは決してアドリブでいうのではなく、しっかり準備しておいた内容をあたかも今補足しているように自然にいうのです。聞き手は、コレを聞くと、この人はただ資料を説明するのではなく、中身もわかってい流上で説明しているんだなと思わせることができます。そのことはあなたが会議をファシリテートする上で大変重要なポイントになってきます。
資料＋αの情報を事前に準備しておくべし。資料の内容だけなら、メールで送ればすむ話なので。
質疑応答
資料説明が終わったら、質疑の応酬になるでしょう。
ここの時間が会議のキモですし、ここが盛り上がることが会議の成否を決定します。当然、事前に準備した質疑応答集で相手からの質問にしっかりとその場で答えることができればそれに越したことはありませんが、そレでは対応できないような質問もたくさんあるでしょう。
また海外チームとのミーティングでよくあるのが、どうしてもお互いが説明することの意味が理解できないケースです。そういう場合は、何度も質問を繰り返さず、バッサリと、「会議のあとに個別で質問・回答しませんか」ってあっさりと進めてしまうのが大事なポイントです。ダラダラ議論し続けるパターンはもっとも忌み嫌われるものです。
意思疎通が困難なシチュエーションって割とあると思います。あまりこの確認2時間を取られない方が良いです。
会議の締め
基本的には、終了時間内に終わるよう会議をリードしてください。
何度も言いますが、日本人特有のダラダラ会議はもっとも海外のメンバには好まれるものではありません。
必須なのは、アクションアイテムの確認です。アクションアイテムは「会議の成果」と行っても良い大事なものです。 議事録係が他にいる場合は、説明してもらってもよいですが、司会進行役のあなたがまとめなければいけないことも多いでしょう。そのためにはこの部分だけでも、自分のノートに簡潔に書いておくと良いでしょう。
海外の人たちはあまり明確にアクションアイテムをきっちり確認しないイメージがありますw ここは日本人がフォローした方が良いですね。
そして、必要に応じて、次回の会議を設定をすることも忘れないで下さい。
議事録の発行
会議が終わったら、簡単な会議なら3日以内、通常、一週間以内に発行しましょう。
またアクションアイテムがしっかり期限内に終わるように、必要な督促を行うことが大切です。
まとめ
一通り、ミーティングの流れに沿って説明してみました。
とにかく、異文化メンバーとのミーティングは、お互い、意思疎通ができるのか、うまく会議が回るのかを大変心配ですよね。
もう一度、いいますが、ファシリテータがうまく会議をリードすることが大変重要です。まずは、しっかり事前の準備をしてミーティングに臨みましょう！
会議で使用する基本的な英語表現は以下の教材で勉強しました。 特に「プレゼンを100%成功させる!! ITエンジニアの英語」はなんども回している超オススメの本です。
以下の本もオススメです。基本的な動詞３０個を使いこなすことができれば、かなり多くの事柄を表現できるようになりますよ。